一、如何制定计划
“凡事预则立，不预则废”。
人的一生需要不断地为自己设定新的奋斗目标，并努力实现之。“高效工作·优雅生活”是每个人的理想的生活状态。而只有通过自己的努力，掌握正确的生活、工作方法，通过高效工作，为社会做出更多贡献，才有权利从社会获得更多的回报，实现优雅生活的人生状态。
PDCA诠释了一个计划执行的循环过程，通过P(计划)、D（执行）、C(检查)、A（修正）,保证最后目标的完成。
制定计划需要遵循切实可行的原则。在工作和团队中的计划可参考SMART、80/20原则，要求制定可度量的，可以量化的计划。而团队中的计划最重要的是上下互动，达成目标一致的计划。
白金笔记的计划管理体现在年计划和月计划、周计划。
年计划前面已经介绍。周计划和月计划我们建议大家在使用的时候可以制定3版。对于一个项目组长或部门经理来说，制定月计划的第1版是根据自己对整个部门的整体把握情况制定的目标。这个计划打印出来后可以在参加月计划工作会议的时候公布给大家讨论（不用放在白金笔记本里面），这一版也可以叫做“草拟版”。
当月的计划会议内容可以记录在上月的月计划的背面。然后根据会议上大家的计划讨论内容进行修订，修订后，打印出来形成计划的第2版，这一版计划可以发布给大家，装订在自己的白金笔记里面。所以这一版也可以叫做计划的“发布版”。
平时的计划调整，计划完成情况可以记录在这个第2版里面。这一版计划的背面的会议纪要内容是空着的。而到下月开月计划会议前，可以把这个月的计划完成情况，根据这个第2版的内容整理成为第3版的月计划（其实是月计划完成情况），然后去汇报。这一版计划就是计划的“总结版”。
总结汇报前可以将这个第3版的月计划替换掉已经使用了一个月/周的第2版月计划。并将当次的会议内容填写在这个月计划的背面会议纪要里面。说来说去，好像有点复杂，其实就是一个计划制定3版，背面的会议纪要是在第3版时记录。周计划也可以如法炮制。古人云，上下同欲者胜。通过上下沟通形成的计划才具有可操作性。
二、如何整理任务
任务的收集整理需要分环境采用不同的工具。
但是尽量集中采用单一的工具。我们推荐大家主要用白金笔记来收集任务，辅助用口袋便签本。当然，如果你的工作主要是在电脑前面，用白金手册是最好的任务收集工具。
而且当你去领导办公室时，一定要带好你的白金笔记，或者是口袋便签本，养成领导布置的工作有随手记录的习惯。永远记住，好记性比不过烂笔头。
每天下班前要将自己的白金笔记里面还没有打勾的任务全部转移到白金手册里面，当然包括将口袋笔记本的内容整理到白金手册里面。白金手册就像是你的数据航母，而手机、白金笔记、口袋便签本是各有神通的舰载战机，需要将数据传回航母。
在任务转移到白金手册时，要区分一下保存的位置。如果是阶段性的需要一段时间完成的工作，可以记录在白金手册的任务板里面，因为这是阶段性的工作，需要每天提醒你去看看是否要执行。如果是一个特定的时间的约会工作，如某日参加一个会议或活动，可以记录在白金手册的行事历里面的当天的页面里面，这样到时候就可以提醒你不会忘记。如果这个任务可以当场很短时间就能完成，那就尽量当场做掉。如果这个任务很大，其实就是一个项目，需要项目甘特图管理，那你可以使用白金手册的任务版里面的项目甘特图来规划、实施、监控。
而且在任务的转化成计划的时候，要做到能授权委托他人办理的，就尽量授权给别人，给自己更多地处理事情的空间和时间。
如果没有白金手册，可以整理到手机的白金助理里面，或者干脆就在白金笔记的任务页里面进行监督实施。
三、每天下班前
每天下班前，应该养成以下的习惯。
1、整理当天收到的名片，处理到白金手册的通讯录里面。
（如果没有白金手册，可以整理到手机里面）。
2、整理当天的任务，处理到白金手册的行事历、任务版里面。（如果没有白金手册，可以利用白金笔记的任务页或手机的白金助理）。
3、同步手机通讯录。
4、将当天的工作完成情况，发送到上级领导的手机或邮箱里面。
5、思考制定明天的工作计划安排，记录到白金手册的行事历里面。（如果没有白金手册，可以利用白金笔记的任务页或手机的白金助理）。
6、清空办公桌上的收件匣。
四、今天是周五
每周的周五，应该养成如下的工作习惯：
1、整理本周的通讯录，处理到白金手册的通讯录里面。（如果没有白金手册，可以整理到手机里面）。
2、整理本周的任务，处理到白金手册的行事历、任务版里面。
（如果没有白金手册，可以利用白金笔记的任务页或手机的白金助理）。
3、同步手机通讯录。
4、将本周的工作完成情况，整理周计划，发送到上级领导的手机或邮箱里面。
5、思考制定下周的工作计划安排，记录到白金手册的行事历里面。（如果没有白金手册，可以利用白金笔记的任务页或手机的白金助理）。将形成的下周计划，发送给上级主管和下级同事。
6、清空办公桌上的收件匣。
7、清空周临时文件夹。
五、今天是30/31日
每月的最后一天，应该养成如下的工作习惯：
1、整理本月的通讯录，处理到白金手册的通讯录里面。（如果没有白金手册，可以整理到手机里面）。
2、整理本月的任务，处理到白金手册的行事历、任务版里面。（如果没有白金手册，可以利用白金笔记的任务页或手机的白金助理）。
3、同步手机通讯录。
4、将本月的工作完成情况，整理月计划，发送到上级领导的手机或邮箱里面。
5、思考制定下月的工作计划安排，记录到白金手册的行事历里面。（如果没有白金手册，可以利用白金笔记的任务页或手机的白金助理）。将形成的下月计划，发送给上级主管和下级同事。
6、清空办公桌上的收件匣。
7、清空月临时文件夹。 |
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