五、高级用户使用技巧（适合高级用户）

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6、效率管理的常用工具

效率手册是很好的时间管理工具。一般来说，采用活页夹的A5格式的是最合适的。尺寸大小和使用舒适度都刚刚好。
而且，单页纸可以抽出来，轻松地放进皮包或衬衣口袋中，携带和记录都很方便。

 计时器的作用：当然电脑开着时，可以用 白金手册附赠的BJ秒表。

-- 煮开水、蒸煮东西时提醒自己
-- 睡午觉时避免睡过头（搭程大众运输工具时可以使用手机定时）
-- 预估演讲、活动结束时间
-- 设定10分钟，强迫自己要完成某一些事，打某些电话
-- 提醒自己下一个约会的时间（见客户、接小孩时可用）
-- 告诉自己该去喝水、做伸展运动了
-- 离吃饭、下班时间还有多少时间

 学会打电话：

批次打电话，可以节省大量通话的时间（一个时段内密集打五通，要比五个电话散布在一天不同时段要省时的多）。
要准备好纸笔或打开白金手册的行事历分册，电话沟通常常会做出承诺及约定碰面时间，如不立刻纪录，之后
还需要回想谈话内容，造成时间的浪费。

使用多层文件匣：

      大多数人办公桌的桌面都不大，所以物品应该要以垂直放置才可以节省出更多空间。多层的公文架，用途是放置当天
需要用到的文件（“项目文件夹”要放在另外地方），作为收件匣和发件匣。
     例如做一件企划案时，电话突然来了，或是同事突然来到桌旁说要讨论事情，如果这件事情需要立刻处理，正确的动作
是，把企划案的资料放到公文架的收件匣最上面，拿出空白的纸笔，专心处理电话或同事讨论的事情并且纪录下结论，沟通
完毕后，把纪录放到公文架的收件匣，拿起原来的企划案继续处理。以前上卡内基训练时学到"一次一件事、一次一粒沙"，
多层公文架除了增加我们桌面的作业空间，更让我们处理事情时井井有条，是很有效益的办公文具。 

  学会使用标签：
分类是办公室中重要的文件处理要点，颜色，可以让我们"扫视"的状况下，一眼就辨识出需要的文件，快速的拿到手中。
一种依照文件的种类分类（例如红色是紧急、黄色是财务部门、绿色是企划案等），另外一类是用颜色来分不同种类的
工作清单（红色清单是需要外出办的事情、黄色清单是打电话、绿色清单是在电脑上处理的事项），提供大家参考。
除此之外，标签还可以作为收纳的提示之用，例如厨房中的系统厨具，可以在不同的抽屉贴上放置物品的类别，这样子
收纳规则更加的清楚，而且印出来的标签可以使用很多年，不需更换。我们家的厨房橱柜抽屉每一个都有分类标签，
就算有亲友临时使用厨房，也能一眼就找到锅碗瓢盆、各种调味品。

　

    我家主卧室的墙上，挂着一个月行事历，上面标着我们家庭生活的近期行程。老婆和我都会在上面更新自己的行程，
以免没有时间互相通知。月行事历都是使用朋友赠送的版本，根本就是免费，却是我们家很有效的时间管理工具喔。

下一章  AIC与5S和办公桌管理

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